Situation

En tant que spécialiste des solutions RH, il est prévu que vous participiez à une réunion particulièrement importante pour votre société. Or, en raison d’un problème de train, vous arriverez avec 1 heure de retard.

Vous avez laissé un message sur le portable de votre principale interlocutrice. Vous souhaitez également lui envoyer un e-mail.

Voici des éléments qui peuvent vous être utiles (tous ne le sont pas !) pour rédiger cet e-mail. Pensez aussi à proposer une solution !

Vous 

Ingénieur informaticien, vous travaillez pour la société Cora spécialisée dans les logiciels RH.

Vous habitez et travaillez à Rennes, vous vous rendez souvent chez des clients à Paris (2 heures de train). C’est le cas aujourd’hui, vous êtes à la gare de Rennes pour prendre le TGV de 6 h30. Le tableau des départs indique que ce TGV est annulé : la tempête de la nuit a endommagé une caténaire. Le train de 8 h 00 devrait rouler normalement.

Parato

L’entreprise Parato dont le siège social est à Paris est un important client de Cora. C’est avec la DRH et le directeur de l’informatique de Parato que la réunion est prévue à 9 h 30.

Membres de Cora participant à la réunion

Elies, un jeune ingénieur qui fait partie de votre équipe participera à la réunion. Il est arrivé la veille à Paris. Il est prévu que vous le retrouviez chez Parato. Elies connaît bien les caractéristiques techniques du logiciel qu’il a déjà présenté à deux autres clients mais il n’est pas très au courant des solutions déjà mises en place chez Parato.

 

Quelques points de vigilance avant de commencer à rédiger 

• Prévoir un objet très explicite pour cet e-mail, tant pis si sa formulation est longue ;
• Éviter de se lancer au début dans une longue phrase commençant par « suite à » ;
• Commencer par rappeler brièvement les faits puis indiquer le problème et enfin la solution proposée ;
• Présenter ses excuses.

Proposition d’e-mail

Objet : J’arriverai en retard mais mon adjoint peut présenter notre logiciel

Bonjour Madame,

Nous sommes convenus avec vous et Monsieur Dupont d’une réunion à 9 h 30 pour vous présenter le nouveau logiciel de Cora.

Je suis à la gare de Rennes et je viens d’apprendre que le train de 6 h 30 avait été annulé en raison de la rupture d’une caténaire. J’arriverai à Paris à 10 heures par le train suivant. Je serai donc dans vos locaux aux environs de 10 h 30.

Je vous prie de m’excuser de ce retard.

J’ai demandé à Elies, un jeune ingénieur que je considère comme mon bras droit, d’effectuer la présentation à ma place. Il pourra me contacter par téléphone pour toutes les questions nécessitant une connaissance approfondie des logiciels de Parato.

Bien cordialement,

Julien Drenac

Tél. : 06 32 28 54 33